もっと会議を有意義に

2014年11月07日

会議の方法や結果について問題があると感じている人は多いのではないでしょうか。
遅刻が多い、一部の人しか発言しない、上司のお説教の場になっている、
脱線ばかりで長引く、何が決まったのかわからない・・・などなど。
 
そんなときは、会議の「グランドルール」を決めましょう。
 
グランドルールは進行役があらかじめ設定しておいてもかまいませんし、
たたき台に参加者の案をまぜて作ってもいいでしょう。
社内の会議全てに共通するルールを決めておいて、会議ごとに追加
ルールを設定するという方法でもかまいません。
難しく考えず、日頃感じている会議の問題を書き出していけばよいのです。
 
例えば以下のようなルールが考えられます。
・開始時間厳守
・会議は1時間で終わらせる
・ひそひそ話をしない
・何かを否定するときは必ず代案を提案する。
・発言は最後まで聴き、途中で遮らない。
・質問は都度ではなく、まとめてする。
・一人ひとつ意見を言う
・意見を言わない場合は賛成したとみなす。
・会議の最後に決まったことを再確認する。
・会議で決定した事項は、後で蒸し返さない。
 
どれも当たり前のことですが、当たり前に思えることも、ルールとして
言葉で表現しておくことが大切です。
思い出すべき時に思い出せないルールを、誰もが見えるように貼って
おくことに大きな意味があるのです。
 
たとえば会議に遅刻してきた上司や、ヒトの発言をさえぎって演説を
し始めた上司に対して進行役である部下が面と向かって注意するの
は難しいです。
そうした時に、このグランドルールを指して「よろしくお願いします」と
言えば、角が立ちません。
ルールを破ったらイエローカードを渡すなどすると笑いがおきて和やか
な雰囲気の中でルールが守られるようになるかもしれません。

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